Utilizando la analítica en compras

Explotar adecuadamente todos los datos alrededor de la función de compras, como la evolución del gasto, los movimientos de los mercados, la posición de los proveedores y los riesgos del entorno aporta una fuente de ventaja competitiva a la organización y permite al área explotar nuevas oportunidades de generación de valor.

Un rol que ha crecido en las organizaciones de compras es el relacionado con el analista de datos. Gracias a la proliferación de datos aportados por la digitalización de los procesos de la función, se tienen más posibilidades de analizar y predecir algunos aspectos relevantes de su responsabilidad.

Debemos aceptar que en muchas organizaciones ni siquiera se hace un análisis de gasto simple, esto debido principalmente a la mala clasificación de los productos y de los gastos en general, así como también al no contar con una aplicación tecnológica especializada en el tema.

Un análisis de gasto básico permite revisar a su evolución con el fin de reducir los costos, incrementar la eficiencia de los procesos del área o mejorar la relación o ciertos proveedores relevantes. Para esto se debe recolectar, limpiar, clasificar y analizar el gasto desde diferentes perspectivas.

El resultado de un análisis de gasto básico permite a la organización identificar oportunidades de ahorro, gestionar ciertos riesgos, optimizar el poder de compras, mejorar la visibilidad del gasto, mejorar la gestión de contratos e impulsar proyectos de mejora.

Generalmente es más fácil realizar un análisis sobre los gastos directos que implican materias primas, componente y servicios que van directo en el producto final que el análisis de los gastos indirectos que abarcan múltiples áreas con compras dispersas en múltiples proveedores y usuarios internos.

Para que una empresa pueda mejorar su capacidad de análisis debe definir claramente su taxonomía del gasto apoyándose en modelos sólidos como el UNSPSC y además tener una clara definición de sus categorías.

Algunos elementos claves para mejorar los análisis del área son;

  • Mejorar la clasificación detallada de los gastos
  • Tener procesos automáticos para la limpieza y clasificación del gasto
  • Tener acceso a todas las fuentes de gasto
  • Trabajar con conjunto con las áreas de sistemas y finanzas
  • Definir clara estrategias de gestión de cada categoría y medir su impacto
  • Tomar acciones en base a las oportunidades identificadas en el análisis.

Además de este tipo de análisis básico, es importante que el área analice los aspectos de riesgo asociados con el consumo, la disponibilidad y el desempeño de los bienes y servicios que adquiere. El tema de riesgo debe ser una tarea específica del área que tiene claros responsables, reportes y acciones asociadas.

Los análisis de gasto profundos se centran en tres áreas principales:

  • Entender las necesidades y requerimiento de los usuarios internos
  • Mejorar la selección de los proveedores que ofrecen las mejores condiciones bajo las condiciones presentes en el mercado y las necesidades de la empresa.
  • Identificar e influir en los factores que afectan el Costo Total de Propiedad de los bienes y servicios consumidos por la organización. Esto implica atender también aspectos de calidad, disponibilidad de inventarios y movimientos de los mercados de commodities.

Al analizar los datos se debe poner atención en tres tipos de analítica.

  • La descriptiva. Que nos permite entender las relaciones causa efecto de las situaciones para poder entender donde se debe influir para generar los resultados deseados por la organización.
  • La predictiva. Que tiene como aportación central el conocer cómo se encontrarán los factores que impactan la dinámica del suministro de productos y servicios por lo que se puede anticipar la disponibilidad de materiales y las fluctuaciones de precios.
  • La prescriptiva. Que permite identificar acciones específicas para reducir las amenazas y aprovechar las oportunidades.

Cuando el mercado se presente en situaciones complejas como las creadas por el Covid-19 y las organizaciones esperan que el área de compras haga literalmente milagros para contener o reducir los costos, es vital que se amplíe la visión de lo que un comprador puede hacer por su organización y se valoren los siguientes aspectos:

  • Satisfacción del cliente final
  • Innovación
  • Impactos en el “top line”
  • Incrementos en la resiliencia del negocio
  • Contribuciones a la responsabilidad social corporativa
  • Desarrollo del personal

El centro de atención debe ser no sobre el precio, sino sobre los factores que inciden en el costo que es la base para definir el precio como la productividad de la mano de obra y los materiales, o los costos asociados con el transporte y almacenaje de los materiales y componentes. El centro de atención es generar reducciones en los costos y no inventar ahorros que a la larga impacten la calidad o la disponibilidad de los bienes.

Analizar oportunidades de mejoras en áreas como los MRO; la logística, los servicios profesionales o la mercadotecnia son tareas relevantes para mejorar la posición competitiva de la organización.

La llamada nueva realidad traerá a los compradores una recomposición de muchas categorías, desde la más evidentes como la de viajes o la gestión de las instalaciones, como otras en las que se deberán cambiar las fuentes de suministro debido a la desaparición de proveedores o la necesidad de contar con proveedores más cercanos.

 

Para mayor detalle, consultar: “Role of a Procurement Analyst”,  publicado por nlpa, Category Planning 2020, publicado por Procurement Leaders,  así como “Spend Analysis 101” publicado por Sievo.

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