Utilizando la filosofía lean en compras

Rediseñar los procesos de compras bajo los principios de la filosofía lean acelera la evolución del área hacia la generación de valor y contribuye a facilitar su camino hacia la  digitalización.

La mejor definición de lean es que es una filosofía para crear valor a través de la eliminación del desperdicio. La principal función de compras, es generar valor para la organización y sus clientes, por lo cual, hace mucho sentido el uso los principios lean en la mejora de los procesos del área.

La relación de las compras con los inventarios, los tiempos de respuesta, la flexibilidad organizacional, el uso de los recursos y la innovación interna y externa, lo convierte en un aliado en la batalla contra los desperdicios.

Los procesos tradicionales de compras están llenos de desperdicio, actividades que no generan valor para el cliente final, que impactan negativamente tanto en las utilidades como en el flujo de efectivo. Para atender esto, es conveniente tener presente estas preguntas:

  • ¿Cómo se pueden prevenir interrupciones en la producción debido a faltas de materiales y al mismo tiempo evitar excesos de materiales ante la elevada volatilidad del mercado?
  • ¿Cómo se reducen las inversiones en el capital de trabajo manteniendo los niveles de inventario adecuados para responder a tiempo a las demandas?
  • ¿Cómo se optimizan las cantidades a comprar?
  • ¿Cómo podemos generar un proceso de compras más proactivo?

Los desperdicios en los procesos de compras deben ser identificados, clasificado y minimizados bajos los mismos enfoques que se hacen en la manufactura y producir mejoras en las variables relevantes de calidad, tiempo de respuesta y valor. Los procesos de compras participan en los típicos desperdicios que se evalúan con el enfoque esbelto:

  • Transporte y manejo de materiales.
  • Inventarios, originados por los tamaños de lote y las fechas de entrega.
  • Movimientos
  • Esperas, generalmente ocasionados por entregas tardías.
  • Sobreproducción.
  • Procesos de más, en los que realiza compras y los que origina en las áreas sobre las cuales tiene impacto.
  • Defectos, que pueden ser en los materiales o servicios suministrados o en la información aportada por el área.
  • Operaciones no sincronizadas, por materiales no entregados a tiempo o con largos tiempos de entrega
  • No utilización del talento de los colaboradores, al no escuchar las ideas que provienen de los compradores o de las áreas con las que se tiene relación.

Con la colaboración de compras, los proveedores deben ser una extensión de la organización en la implementación de algunas de las técnicas que mayor impacto causan en la generación de valor. Entre las más relevantes tenemos:

  • Jalar la producción. Alcanzar niveles de coordinación y visibilidad con los proveedores para solo producir y mover lo que realmente el mercado está consumiendo, para esto es esencial el uso de Kanbans.
  • Flujo de una pieza. Esto implica trabajar bajo una total secuenciación de procesos, con cero desviaciones de calidad.
  • Trabajar bajo el “takt time”. Esto significa producir y mover al mismo ritmo que el mercado demanda los productos.
  • Cero defectos. Todos los componentes entregados deben cumplir con las especificaciones y se deben implantar acciones correctivas efectivas en caso de desviaciones, mediante la identificación y corrección de la causa raíz.

Las mejoras en compras como resultado de la aplicación de los principios lean, se deben reflejar claramente en reducciones en los tiempos de entrega, en los costos asociados con los bienes y servicios adquiridos, así como en la calidad de los mismos.

Otra forma de utilizar lean es la gestión de la relación con los proveedores, específicamente en la gestión del desempeño, mediante el establecimiento de claros tableros de control altamente visibles, que aseguren un robusto diálogo con los proveedores para mejorar el desempeño en las variables de calidad, costo y entrega.

La idea es, que los participantes en la relación comercial cliente-proveedor, se conviertan en los principales promotores de la solución de los problemas que existen en la relación. Esto se facilita cuando las partes alinean su visión de lo que la empresa considera valor y se generan proyectos multicompañía que enfocan los esfuerzos en la misma dirección.

Cuando el trabajo colaborativo con los proveedores se puede reflejar en las variables claves del negocio, como el crecimiento o la utilidad, es más fácil garantizar la atención de los participantes en el soporte de las iniciativas de cambio.

Otra forma de aplicar lean en la relación con los proveedores es centrarse en la calidad de la información que las partes comparten y que ayuda a mejorar la toma de las decisiones, tanto tácticas como estratégicas para ambos negocios.

Bajo la visión de McKinsey, los sistemas de gestión lean se articulan bajo cuatro disciplinas integradas:

  • Conectar – estrategias, metas y propósitos significativos. Algo que es esencial para que compras alcance todos sus nuevos objetivos.
  • Descubrir – nuevas mejores formas de trabajar. Otro de los grandes retos de compras.
  • Entregar de forma eficiente valor al cliente. Totalmente alineado con la misión de compras.
  • Facilitar a la gente el liderar y contribuir al desarrollo de todo su potencial. En la base para que se pueda lograr una real transformación de los procesos y la misión del área

En general, no importa cómo se estructure o enfoque lean, su impacto en la eficiencia y efectividad de las operaciones es innegable, así como también su directa contribución para que las organizaciones adopten con mayor facilidad los nuevos modelos digitales de operación al simplificar, agilizar, acelerar y fortalecer los procesos y las relaciones.

Para mayores detalles revisar,  “Lean procurement” publicado por Four principles, “Lean management in procurement”, publicado por Dave Wood en ISM en Marzo del 2015 y “The work of leaders in a lean management Enterprise” publicado por McKinsey.

 

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